Een win voor verenigingen en bestuur … en het resultaat van een succesvol veranderingstraject dat Brecht samen met Baristaz en eGovFlow doorliep.
Van een erkenningsaanvraag tot een aanvraag van een projectsubsidie: sinds deze week kan elk van de 198 erkende Brechtse verenigingen dergelijke aanvragen makkelijk en snel online indienen. Hierdoor kunnen de medewerkers van de gemeente die aanvragen op hun beurt even makkelijk en snel van a tot z verwerken. Dat is het mooie resultaat van het veranderingstraject dat Brecht de afgelopen maanden aflegde. Het gemeentebestuur kon daarbij rekenen op de begeleiding van Baristaz en op de nieuwe kant-en-klare subsidieprocessen van eGovFlow.
"Door de vernieuwing van onze reglementen met de ondersteuning van Baristaz én de implementatie van een digitaal subsidieloket met eGovFlow, zet Brecht opnieuw grote stappen op het vlak van vereenvoudiging en digitalisering. Zo kunnen verenigingen zich inzetten voor hun leden en hun werking in plaats van zich bezig te moeten houden met de administratieve rompslomp die bij de aanvraag van subsidies komt kijken. We zijn als bestuur dan ook enorm verheugd dat de eerste dossiers binnenkort digitaal ingediend zullen worden."
Van participatieve omvorming …
De dienstverlening voor Brechtse verenigingen tegen 2024 efficiënter én eenvoudiger maken: dat was de uitdaging die Gemeente Brecht zichzelf had opgelegd. Niet alleen voor de vele vrijwilligers die zich voor de administratie van hun vereniging inzetten, maar ook voor alle medewerkers van het gemeentebestuur die achter de schermen de verdeling van ongeveer 200.000 euro per jaar in goede banen moeten leiden.
"Verenigingen moesten een hele papierberg invullen en indienen. En wij waren uren bezig met het verwerken van dossiers, het nakijken van bijlages, het berekenen van punten, … Door ons hele subsidiesysteem te herzien, wilden we onze verenigingen ontlasten en onze eigen dienstverlening professionaliseren."
Om die uitdaging tot een goed einde te brengen, moest Brecht beginnen bij het begin. Dat betekende onder andere de bestaande erkennings- en subsidiereglementen grondig tegen het licht houden, en samen met alle betrokkenen kijken waar en hoe die voor verbetering vatbaar zijn. Gelukkig kon Brecht hiervoor rekenen op de expertise van Baristaz.
"Ook al waren wij vragende partij om alles te hertekenen: de uitdaging was zo groots dat we die niet alleen konden aanvatten. En dan kwamen de knowhow en de ervaring van Baristaz goed van pas. Samen zijn we erin geslaagd om twijfels, vragen en hier en daar zelfs wat weerstand weg te werken, en alle betrokkenen mee te krijgen in het verhaal: medewerkers, politiek, adviesraden, verenigingen…"
Als bruggenbouwer tussen verenigingen en lokale besturen zorgde Baristaz dat alle stakeholders nauw in het traject betrokken werden. Via workshops, participatieavonden, denkopdrachten en interactieve oefeningen, werkten vertegenwoordigers van verenigingen en van het gemeentebestuur onder enthousiaste begeleiding van de Baristaz-collega’s aan het in kaart brengen van pijn- en verbeterpunten.
"Oude erkennings- en subsidiereglementen blijven soms jarenlang hangen in besturen, ook al beantwoorden ze helemaal niet meer aan de huidige realiteit van verenigingen én van de besturen zelf. Zo kunnen er uit gewoonte nog allerlei vragen aan verenigingen worden gesteld, zonder dat er af en toe eens wordt stilgestaan bij de zin of onzin van die vragen. Met nodeloze administratieve lasten voor alle betrokkenen tot gevolg. Onze missie is pas geslaagd als we op een participatieve manier alle obstakels en ballast zoveel als mogelijk uit de weg hebben geruimd."
via subsidiereglementen 2.0 …
Het bepalen van pijn- en verbeterpunten was maar een deel van een grotere puzzel. Het college legde kaderprincipes vast, medewerkers van de gemeente deelden hun meningen en ervaringen aan de hand van wandeloefeningen en denkopdrachten, participatieworkshops met burgers en verenigingen hielden iedereen op de hoogte van de reeds genomen beslissingen en dienden om samen de nieuwe erkennings- en subsidiereglementen verder aan te scherpen. En dat allemaal onder de faciliterende vleugels van Baristaz.
"Cultuur, Jeugd, Sport, Ouderen: vroeger had elke dienst z’n regeling. Dus hebben we alle bestaande reglementen naar de prullenbak verwezen en zijn we van nul herbegonnen, op zoek naar meer transparantie en uniformiteit. Daarbij pushte Baristaz ons niet alleen om anders te gaan denken over subsidies. Ze hielpen ons ook om alles te stroomlijnen en om verbinding te creëren over de diensten heen, maar met behoud van voldoende eigenheid per domein. En met succes!"
Een uitgebreid traject in het teken van input, afstemming, feedback, verfijning en validatie mondde uiteindelijk uit in de installatie van 8 nieuwe, vereenvoudigde en vooral door alle stakeholders gedragen erkennings- en subsidiereglementen.
"We zijn ons ervan bewust dat verenigingen enkel en alleen kunnen bestaan door vrijwilligers die zelf ook vaak een professionele bezigheid, studies of een gezinsleven hebben. Door onze subsidiereglementen met de ondersteuning van Baristaz te vereenvoudigen, willen we hen alvast op dat vlak al ontlasten: voortaan weten verenigingen perfect onder welke klasse zij vallen en welke subsidie ze hiervoor kunnen ontvangen. Naast deze ‘vaste subsidie’ hebben we ook ingezet op projectsubsidies. Hiermee kunnen verenigingen, groot of klein, tot wel 1500 euro extra subsidies ontvangen: een mooie bonus."
… en een geautomatiseerd digitaal subsidieloket …
Maar daarmee was de kous natuurlijk nog niet af. Want de hervormingen van de erkennings- en subsidiereglementen pasten in een bredere vereenvoudigingsambitie waar ook voor digitalisering een belangrijke rol was weggelegd.
"We waren er al heel snel uit dat vereenvoudiging hand in hand zou gaan met digitalisering. Alleen: alles zelf uitwerken met behulp van een generiek platform, dat zagen wij niet zitten, dat ging ons petje wat te boven. Dus die nieuwe kant-en-klare subsidieprocessen van eGovFlow kwamen bijna als geroepen. Bovendien heeft Brecht met eGovFlow al een digitaal loket burgerzaken, dat heel vlot werkt. De keuze was dus snel gemaakt."
De nieuwe kant-en-klare erkennings- en subsidieprocessen van eGovFlow lieten toe om snel en makkelijk een digitaal (subsidie)loket op te zetten, die naadloos aansloot op de wensen die Brecht had rond administratieve vereenvoudiging voor de eigen medewerkers: de aanvraag komt automatisch bij de juiste persoon terecht, meldingen worden automatisch gegenereerd, het subsidiebedrag wordt automatisch berekend…
"Om onze nieuwe erkennings- en subsidieprocessen af te toetsen aan de praktijk, konden we ons geen beter pilootbestuur wensen dan Brecht. De meeste processen matchten praktisch volledig met hun nieuwe reglementen, die ze duidelijk met het oog op digitalisering en automatisering hadden opgesteld. Dankzij de waardevolle input en feedback van Brecht konden we die processen nog meer scherpstellen en waar nodig zelfs uitbreiden."
Zo werd in het proces “Basissubsidie sport” onder impuls van Brecht een opsplitsing “gewone sport” en “sport met categorieën” opgezet, die toelaat om de aanvraagstromen van grote en kleine sportverenigingen gescheiden te houden. Dergelijke verfijningen komen niet alleen Brecht ten goede, maar elk bestuur dat in de toekomst met de kant-en-klare erkennings- en subsidieprocessen van eGovFlow aan de slag gaat.
"Met eGovFlow konden we rekenen op een partner die tijdens de implementatie echt naar ons luisterde en aan de slag ging met onze feedback. Daardoor beschikken we nu over een platform dat helemaal voldoet aan wat we voor onze verenigingen en onze medewerkers voor ogen hadden."
Kant-en-klaar en flexibel: bij eGovFlow sluit het één het andere niet uit. De processen zijn van a tot z uitgewerkt om intensief en duur maatwerk zoveel als mogelijk te vermijden. Maar ze zijn wel nog volop parametriseerbaar volgens de voorkeuren, de situatie en de organisatie van het specifieke bestuur.
"Van verenigingen en van medewerkers werd vroeger heel veel inspanning verwacht. Dat is is nu allemaal opgevangen door een geautomatiseerd systeem, waarbij de indiening en de verwerking met enkele muisklikken gebeurt. Dit geeft ons alvast de luxe van tijd die we nu kunnen inzetten op een andere, betere manier van ondersteuning: via begeleiding, workshops, … Om nog maar te zwijgen over de professionalisering die het platform met zich meebrengt, niet alleen naar de verenigingen toe, maar ook intern: alle gegevens worden nu mooi bijgehouden in één overzichtelijk systeem, er kan gemakkelijk gerapporteerd worden naar het college, …"
… naar echte eenvoudige en digitale dienstverlening
Ondertussen kunnen de Brechtse verenigingen al volop gebruikmaken van het digitale loket van eGovflow om erkenningen en subsidies aan te vragen.
"Aanvragen diende ik tot nu toe via Google Forms in, en dat ging toch nooit helemaal van een leien dakje: ik werd voortdurend uit dat formuliertje gegooid! Ik kijk dus uit naar een performanter, stabieler en gebruiksvriendelijker systeem. Heel handig vind ik dat je je aanvraag niet meteen helemaal moet afwerken. Dus als je hierover nog wil overleggen of terugkoppelen met je vereniging, dan kan dat. Handig bij projectsubsidies!"
Zo kunnen verenigingen hun aanvragen snel indienen via een gebruiksvriendelijke frontoffice en makkelijk opvolgen via handige automatische meldingen.
"Toen ik zelf nog voorzitter van de KLJ van Brecht was, waren subsidieaanvragen altijd al een omslachtige opdracht, zelfs al waren er met Excel en Google Forms wel al enkele voorzichtige stapjes richting digitalisering. Maar met de lancering van het nieuwe digitale subsidieloket maken we op dat vlak nu wel een gigantische sprong voorwaarts, waarvan iedereen de vruchten zal plukken."
Bovendien worden gekende data maximaal hergebruikt, o.a. dankzij de koppelingen van eGovFlow met het Verenigingsloket en het Verenigingsregister. Zo hoeven verenigingen niet steeds dezelfde data in te geven bij iedere nieuwe erkennings- of subsidieaanvraag.
"Verenigingen kwamen tot voor kort met een schoendoos vol paperassen bij me langs om hun subsidieaanvragen te helpen invullen en indienen. Dit wordt met dit digitale loket en z’n logisch opgebouwde formulieren heel netjes opgevangen! Minder papierwerk en bij iedere aanvraag niet telkens opnieuw dezelfde gegevens moeten invullen: daar mogen we met z’n allen blij om zijn.”
Slotsom? Brecht is wonderwel geslaagd in zijn opzet om de dienstverlening voor zijn burgers en verenigingen door middel van digitalisering te vereenvoudigen.
Wil je net zoals Brecht ook de kaart van vereenvoudiging en digitalisering trekken? Ontdek wat Baristaz en eGovFlow voor uw bestuur kunnen betekenen.
Contacteer Stijn Werbrouck vrijblijvend via stijn.werbrouck@baristaz.be of +32 494 25 82 26.